1、????????? 目的
本程序規定了環(huán)境體系文件的編寫(xiě)、批準、發(fā)放、回收、使用、評審、修改、保管及銷(xiāo)毀的方法。使體系文件處于受控姿態(tài)，以保證其有效性、持續適用性。
2、????????? 范圍
本公司環(huán)境體系有關(guān)的文件。
3、????????? 職責
3.1?????? 總經(jīng)辦負責組織體系文件的編寫(xiě)、評審、修改、發(fā)放、回收等管理工作。
3.2?????? 環(huán)境手冊、程序文件由總經(jīng)理批準實(shí)施。
3.3?????? 每三層文件有相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，環(huán)境管理者代表批準實(shí)施。
4、????????? 工作程序
4.1?????? 編寫(xiě)：
4.1.1??????????? 總經(jīng)辦負責環(huán)境管理手冊、程序文件的編寫(xiě)工作。
4.1.2??????????? 各相關(guān)部門(mén)負責編寫(xiě)第三層文件，技術(shù)部負責政策法規的獲取。
4.2?????? 批準：
4.2.1??????????? 環(huán)境管理手冊、程序文件由總經(jīng)理批準。
4.2.2??????????? 第三層文件由管理者代表批準。
4.3?????? 發(fā)行回收與使用
4.3.1??????????? 環(huán)境管理手冊、程序文件發(fā)行由總經(jīng)辦負責，第三層文件發(fā)行由相關(guān)職能部門(mén)負責。
受控文件發(fā)放加蓋“受控章”，并有統一編號，發(fā)放要有發(fā)放簽收記錄。
4.3.2??????????? 編號：環(huán)境管理手冊按照
程序文件發(fā)放按
第三層文件按
政策法規按
4.3.3??????????? “受控”文件發(fā)放范圍為公司內部。
“不受控”文件發(fā)放范圍評審機構。
4.3.4??????????? 各部門(mén)現場(chǎng)使用的文件必須有“受控”標記的有效版本。
4.3.5??????????? 發(fā)行新文件同時(shí)，回收舊版本，（若對于法律或積累知識需要而保留舊文件，應注明“作廢”、“回收保留”等方式明確標識以區別。
4.4?????? 評審、更改：
4.4.1??????????? 每年底由總經(jīng)辦組織對文件評審，原編寫(xiě)部門(mén)按評審結論進(jìn)行修改，并按原審批。
4.4.2??????????? 管理評審對文件提出修改意見(jiàn)要求時(shí)，原文件編制部門(mén)按原程序修改。
4.4.3??????????? 原文件編寫(xiě)部門(mén)有修改要求時(shí)，可以組織修改，按原審批程序審批（當使用者有修改要求時(shí)，可以向原編寫(xiě)部門(mén)申請。
4.4.4??????????? 更改方式：
修改內容以文件變更通知單的方式通知原文件持有部門(mén)。
變更內容大時(shí)更換版本。
4.5?????? 文件保管
4.5.1??????????? 環(huán)境管理手冊、程序文件接收者保管，第三層文件原稿由發(fā)放部門(mén)保管，法規原稿由獲取部門(mén)保管，以上保管期限為長(cháng)期。
4.5.2??????????? 各使用現場(chǎng)，受控文件，由現場(chǎng)負責人保管。
4.5.3??????????? 受控文件原稿保管部門(mén)必須建立本部門(mén)的發(fā)放受控文件目錄或一覽表。
4.6?????? 舊版本受控文件銷(xiāo)毀
4.6.1??????????? 因更換版本，從現場(chǎng)回收的受控文件，由回收部門(mén)立即銷(xiāo)毀。
4.6.2??????????? 更換版本后，舊版本的原稿由保管部門(mén)保存一年后銷(xiāo)毀。
4.6.3??????????? 方式：打碎或焚燒。
5、????????? 相關(guān)文件
5.1文件發(fā)放登記記錄
