為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據《合同法》及其他有關(guān)法規的規定，結合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。
一、采購合同的內容
　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
　　l、商品的品種、規格和數量
　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時(shí)，可附上商品品種、規格、數量明細表。
　　2、商品的質(zhì)量和包裝
　　合同中應規定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無(wú)國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準；對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應寫(xiě)明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
　　3、商品的價(jià)格和結算方式
　　合同中對商品的價(jià)格要作具體的規定，規定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規定對副品、次品的扣價(jià)辦法；規定結算方式和結算程序，同時(shí)約定開(kāi)票事宜。
　　4、交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
　　交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運輸條件等確定。同時(shí)，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
　　5、商品驗收辦法
　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
　　6、違約責任
　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應明確規定，供應者有以下三種情況時(shí)應付違約金或賠償金：
　?。?）不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品；
　?。?）不按合同中規定的商品質(zhì)量標準交貨；
　?。?）逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
　　合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續來(lái)變更或解除合同等。
　　此外，采購合同應視實(shí)際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。?
2、合同原則上由部門(mén)負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問(wèn)審查。合同審查的要點(diǎn)是：
（1）合同的合法性。包括：當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。
（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
（4）根據法律規定或實(shí)際需要，合同還應當或可以呈報法律顧問(wèn)把關(guān)，或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
　　1、簽訂采購合同的原則
　?。?）合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
（2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細則的規定。
　?。?）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
　?。?）簽訂合同必須堅持等價(jià)、有償的原則。
　?。?）當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
　?。?）采購合同應當采用書(shū)面形式。
　　2、簽訂采購合同的程序
　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。
四、公司采購合同的管理
　　1、加強對公司采購合同簽訂的管理
　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場(chǎng)需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業(yè)的購銷(xiāo)任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過(guò)程加強管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
　　2、建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專(zhuān)門(mén)機構或專(zhuān)職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實(shí)現。
　　3、處理好合同糾紛
　　當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門(mén)申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
　　4、信守合同，樹(shù)立企業(yè)良好形象
　　合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強合同管理，有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
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