應急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
一?總?則
第一條?為加強和規范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理，提高執法工作質(zhì)量，根據《中華人民共和國行政處罰法》、《安全生產(chǎn)違法行為行政處罰辦法》、《安全生產(chǎn)監管檔案管理規定》等規定，結合我市實(shí)際，制定本制度。
第二條?本制度所稱(chēng)行政處罰案卷，是指將對行政程序本身的記載以及行政行為所根據的一切文獻資料，按照行政執法過(guò)程的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行排列、編注頁(yè)碼、填寫(xiě)目錄并裝訂成冊的行政執法文書(shū)組合。
第三條?行政處罰案件具體承辦人應當收集、核查、修補、整理案件的各種文書(shū)及證據材料，對案卷制作的真實(shí)性、完整性、規范性、科學(xué)性負責。
第四條?全市安全生產(chǎn)執法工作應按本制度做好行政處罰案件案卷立卷歸檔工作。
二?案卷材料排列原則
第五條?適用一般程序作出的行政處罰類(lèi)案件，涉及國家機密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的案件和一般以上事故處罰案件，原則上應當實(shí)行一案二卷（正卷、副卷）一號。依法不宜公開(kāi)的案件材料和行政處罰集體討論記錄，應當裝入副卷。適用簡(jiǎn)易程序作出的行政處罰案件和前款規定以外的其他事故類(lèi)處罰案件實(shí)行一案一卷。
第六條?案卷文書(shū)材料編目順序，應遵循行政執法程序，按照執法階段，遵守如下排序原則：
1.證據及密切關(guān)聯(lián)材料依時(shí)間排序。
2.實(shí)體決定在前，程序決定在后；批復件在前，請示件在后；正件在前，附件在后；轉發(fā)件在前，原件在后；結論件在前，依據件在后;法律文書(shū)在前，其他證據材料及相關(guān)材料在后。
3.同一案件中行政執法對象不同的，法人文書(shū)材料在前，個(gè)人文書(shū)材料在后。
4.同一案件中行政處罰對象同類(lèi)的，處罰重的在前，處罰輕的在后。
5.附圖或附表的文件材料排序，文字材料在前，附圖或附表在后。
6.事故案卷中，負責事故調查的人民政府的批復文件（附事故調查報告）排在結論性文書(shū)之前，其余事故調查材料作為證據材料按時(shí)間順序排列。
三?案卷材料排列順序
第七條?適用簡(jiǎn)易程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為：
（一）案卷封面；
（二）卷內目錄；
（三）行政（當場(chǎng)）處罰決定書(shū)；
（四）送達回執；
（五）立案審批表；
（六）罰款收據；
（七）結案審批表；
（八）現場(chǎng)檢查記錄、詢(xún)問(wèn)筆錄及相關(guān)證據。
第八條?適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內目錄；
3.行政處罰決定書(shū)；
4.送達回執；
5.案件處理呈批表（決定）；
6.立案審批表；
7.行政處罰集體討論記錄；
8.行政處罰告知書(shū)；
9.聽(tīng)證告知書(shū)；
10.案件處理呈批表（告知）；
11.罰款催繳通知書(shū)；
12.延期繳納罰款審批表；
13.延期繳納罰款批準書(shū)；
14.強制執行申請書(shū)；
15.罰款收據；
16.案件移送審批表；
17.案件移送書(shū)；
18.結案審批表；
19.對當事人制發(fā)的其他法律文書(shū)（按照制發(fā)日期先后排列）；
20.證據材料：
（1）現場(chǎng)檢查記錄（初次）；
（2）責令限期整改指令書(shū)；
（3）現場(chǎng)檢查記錄（復查）；
（4）整改復查意見(jiàn)書(shū)；
（5）現場(chǎng)處理措施決定書(shū)；
（6）強制措施決定書(shū)；
（7）詢(xún)問(wèn)通知書(shū)；
（8）詢(xún)問(wèn)筆錄（附被調查和被詢(xún)問(wèn)人的身份證明、授權委托書(shū)、委托人的身份證明）；
（9）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照復印件、法人代表（企業(yè)負責人）及安全管理人員培訓合格證書(shū)、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（10）當事人陳述；
（11）證人證言；
（12）鑒定結論（包括委托鑒定書(shū)、鑒定機構資質(zhì)證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等）；
（13）有關(guān)書(shū)證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據復印件等）；
（14）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）；
（15）視聽(tīng)資料、計算機數據（包括制作人、證明對象、證明內容等說(shuō)明）；
（16）勘驗筆錄；
（17）其他證據材料。
21.查封、扣押財物處理憑證（轉退還財物清單、當事人收回財物收據）；
22.沒(méi)收物品的處理記錄（統一入庫的，附入庫單；銷(xiāo)毀的，附銷(xiāo)毀記錄及照片；拍賣(mài)或變賣(mài)的，按規定保存相應手續材料，包括沒(méi)收物品變價(jià)款收據）；
23.案件處理過(guò)程中形成的應歸檔并可以公開(kāi)的其他材料；
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監督檢查報告、上級機關(guān)交辦或者有關(guān)部門(mén)移送的材料）；
4.案件調查終結報告；
5.聽(tīng)證報告書(shū)等材料；
6.其他有關(guān)內部討論材料。
第九條?事故行政處罰類(lèi)案卷材料排列順序為：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內目錄；
3.事故調查報告批復；
4.事故調查結案請示；
5.事故調查報告；
6.行政處罰決定書(shū)；
7. 送達回執；
8.案件處理呈批表（決定）；
9.立案審批表；
10.行政處罰集體討論記錄；
11.行政處罰告知書(shū)；
12.聽(tīng)證告知書(shū)；
13.案件處理呈批表（告知）；
14.罰款催繳通知書(shū)；
15.延期繳納罰款審批表；
16.延期繳納罰款批準書(shū)；
17.強制執行申請書(shū)；
18.罰款收據；
19.案件移送審批表；
20.案件移送書(shū)；
21.結案審批表；
22.對當事人制發(fā)的其他法律文書(shū)（按照制發(fā)日期先后排列）；
23.證據材料：
（1）現場(chǎng)檢查記錄（初次）；
（2）責令限期整改指令書(shū)；
（3）現場(chǎng)處理措施決定書(shū)；
（4）強制措施決定書(shū)；
（5）詢(xún)問(wèn)通知書(shū)；
（6）詢(xún)問(wèn)筆錄（附被調查和被詢(xún)問(wèn)人的身份證明、授權委托書(shū)、委托人的身份證明）；
（7）企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照復印件、法人代表（企業(yè)負責人）及安全管理人員培訓合格證書(shū)、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（8）當事人陳述；
（9）證人證言；
（10）有關(guān)書(shū)證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據復印件等）；
（11）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）；
（12）視聽(tīng)資料、計算機數據（包括制作人、證明對象、證明內容等說(shuō)明）；
（13）勘驗筆錄；
（14）其他證據材料。
24.查封、扣押財物處理憑證（轉退還財物清單、當事人收回財物收據）；
25.案件處理過(guò)程中形成的應歸檔并可以公開(kāi)的其他材料;
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監督檢查報告、上級機關(guān)交辦或者有關(guān)部門(mén)移送的材料；頁(yè)碼起始頁(yè)）；
4.安全監管部門(mén)檢查事故單位整改落實(shí)情況報告；
5.事故單位落實(shí)防范和整改措施的情況報告；
6.組成事故調查組通知；
7.調查組成員名單及簽字；
8.技術(shù)鑒定報告（含技術(shù)專(zhuān)家組名單及簽字）；
9.事故單位營(yíng)業(yè)執照復印件等主體證明材料；
10.傷亡者基本情況及相關(guān)醫學(xué)病理證明（含身份、勞動(dòng)關(guān)系、收入等）；
11.調查詢(xún)問(wèn)筆錄（被詢(xún)問(wèn)人的身份證明材料附后，包括被詢(xún)問(wèn)人的身份證復印件、授權委托書(shū)、委托人的身份證復印件）;
12.當事人陳述;
13.證人證言;
14.鑒定結論（包括鑒定委托書(shū)、鑒定機構的資質(zhì)證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等）;
15.有關(guān)書(shū)證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據復印件等）;
16.有關(guān)物證（包括實(shí)物、現場(chǎng)照片、實(shí)物照片等）;
17.視聽(tīng)資料、計算機數據（包括制作人、證明對象、證明內容等說(shuō)明）;
18.勘驗筆錄;
19.其他證據材料（與案件定性有關(guān)聯(lián)、具有證明力的其他證據材料）;
20.財物處理單據（轉退還財物清單、當事人收回財物收據）;
21.事故調查組內部討論記錄及簽名；
22.其他事故調查組成員單位意見(jiàn)；
23.事故善后處理情況；
24.其他需要搜集整理入卷材料；
四?案卷材料填寫(xiě)要求
第十條?行政執法案卷內所有執法文書(shū)應統一使用《安全生產(chǎn)監管執法手冊》印發(fā)的執法文書(shū)式樣。
第十一條?案卷封面內容要求為：
（一）題頭：注明案件辦理部門(mén)。
（二）文書(shū)文號：文書(shū)文號是案卷首頁(yè)的編號，由地區簡(jiǎn)稱(chēng)+文書(shū)簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+序號組成。序號可以按照本單位統一編寫(xiě)，如“福應急案〔2019〕1 號”文書(shū)文號應當與其他執法文書(shū)一致。
（三）卷宗類(lèi)別：正卷和副卷。
（四）案件名稱(chēng)：案件名稱(chēng)應當準確、簡(jiǎn)潔描述，直接反映案件的要素，并且在案件材料中保持前后一致。
案件名稱(chēng)表述主要分為以下三類(lèi)：
1.事故類(lèi)：事故單位+事故發(fā)生月日+事故等級+事故類(lèi)別+案，如“xx 公司12.13 較大坍塌事故案”；
2.違法行為類(lèi)：違法主體+違法行為+案，如“xx 公司違法轉讓安全生產(chǎn)許可證案”。
3.非法行為類(lèi)：違法主體+非法行為+案，如“xx 公司未取得安全生產(chǎn)許可證案”。
（五）類(lèi)別：案卷類(lèi)別分為簡(jiǎn)易程序行政處罰案卷和一般程序行政處罰案卷，一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。
（六）案由：案由是對案件性質(zhì)的初步定性，按照違法行為分類(lèi)填寫(xiě)。具體如下：
1.安全生產(chǎn)行政許可類(lèi)違法；
2.安全生產(chǎn)管理機構和管理人員類(lèi)違法；
3.安全生產(chǎn)建設項目類(lèi)違法；
4.安全生產(chǎn)規章制度類(lèi)違法；
5.安全生產(chǎn)教育培訓類(lèi)違法；
6.安全生產(chǎn)資金投入類(lèi)違法；
7.安全生產(chǎn)隱患管理類(lèi)違法；
8.生產(chǎn)安全事故應急救援類(lèi)違法；
9.安全生產(chǎn)承包租賃類(lèi)違法；
10.安全生產(chǎn)警示標志類(lèi)違法；
11.重大危險源管理類(lèi)違法；
12.安全生產(chǎn)中介機構類(lèi)違法；
13.安全設備使用維護類(lèi)違法；
14.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位作業(yè)現場(chǎng)管理類(lèi)違法；
15.生產(chǎn)安全事故報告類(lèi)違法；
16.生產(chǎn)安全事故責任類(lèi)違法；
17.其他類(lèi)違法案件，對違法行為定性后填寫(xiě)。
（七）立案日期：同立案審批表的審批時(shí)間。
（八）結案日期：同結案審批表的審批時(shí)間。
（九）辦理結果：處理結果應當寫(xiě)明當事人違反的法律規定、處罰依據和處罰內容，引用法律條文應具體到條、款、項、目，并且與行政處罰決定書(shū)相一致。
（十）承辦人員：填寫(xiě)該案件具體承辦人姓名。
（十一）歸檔日期：具體存檔的時(shí)間。
（十二）歸檔號數：按照本單位統一的順序排列編號。
（十三）保存期限：按檔案管理要求填寫(xiě)。
第十二條?卷內目錄內容包括序號、文件名稱(chēng)及編號、日期、頁(yè)號、備注五項。
序號即卷內文件的編號，以整份文件材料為單位，一文一號，使用阿拉伯數字排列填寫(xiě)。
文件名稱(chēng)及編號應當填寫(xiě)文件材料全稱(chēng)及文件編號，無(wú)編號的文件應填寫(xiě)制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個(gè)人名稱(chēng)。
日期應當填寫(xiě)文件材料制成或印發(fā)的日期。
頁(yè)號即卷內文件所在之頁(yè)的頁(yè)碼，填寫(xiě)每份文件的起止頁(yè)碼。
備注根據需要填寫(xiě)文件說(shuō)明事項,如復印件。
卷內目錄應當填寫(xiě)真實(shí)、全面、客觀(guān)，與卷內材料相符；
無(wú)簽字以及行文日期等材料，應考證補充清楚再填寫(xiě)。
第十三條?卷內備考表是填寫(xiě)該卷有需要加以說(shuō)明與解釋的情況，包括：盒內文件情況說(shuō)明（如卷內材料件數、頁(yè)數；卷內文件是否完整，有無(wú)破損；是否有重要價(jià)值或特別意義的文件等）；整理人（由檔案整理者簽名）；檢查人（由案卷質(zhì)量審核者簽名）；日期（由檢查人填寫(xiě)）。?卷內備考表放置于案卷末頁(yè)。
第十四條?案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。
五?案卷材料的整理
第十五條?整理完畢的案卷，質(zhì)量應符合下列標準：
文件材料齊全完整；排列分類(lèi)系統條理；書(shū)寫(xiě)標記整齊規范；裝訂折疊美觀(guān)簡(jiǎn)潔。
第十六條?按照“誰(shuí)辦案、誰(shuí)立卷”的原則，從調查或者立案之日起，承辦人員就應當開(kāi)始系統收集有關(guān)文書(shū)，做好立卷的前期準備。承辦人員應當自案件辦結之日起15 日內立卷完畢。
第十七條?在行政處罰決定發(fā)生法律效力后，當事人提起行政復議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。
第十八條?案卷文書(shū)材料一般應使用打印的文書(shū)原件，尺寸規格為A4 型紙；不能使用文書(shū)原件的，可使用與原件核對無(wú)誤的A4 型紙張復印件，并注明出處及加蓋文書(shū)原件保管單位公章。
第十九條?案卷材料確需手工填寫(xiě)的，不得使用不耐久字跡材料書(shū)寫(xiě)，應使用碳素墨水、藍黑墨水或墨汁書(shū)寫(xiě)，字體工整、清晰。文書(shū)材料有涂改的應更換修正后的文書(shū)原件，不能更換的，應由相關(guān)人員在涂改處按指印確認。
第二十條?案卷文書(shū)材料整理應注意下列事項：
（一）照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書(shū)材料以及紙張較小、輕薄的文書(shū)應復印或托裱，復印件應置于原件前面；
（二）大于A(yíng)4 型標準規格的紙張應折疊，小于A(yíng)4 型標準規格的紙張應托裱；
（三）案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫(huà)面；
（四）需要附卷保存的信封，要打開(kāi)展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳；
（五）文書(shū)材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕；
（六）案卷裝訂應當采取線(xiàn)裝，加蓋檔號章。
第二十一條?案卷材料除空白頁(yè)外，凡載有文字、圖表的正反面均一頁(yè)編一號，依次用阿拉伯數字逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。編碼可用頁(yè)碼機戳蓋。正頁(yè)在右上角、反頁(yè)在左上角編寫(xiě)，案卷封面、卷內目錄、備考表不編頁(yè)碼。
第二十二條?歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案，應轉換成格式統一的數字信息進(jìn)行存儲，并在載體上注明當事人的姓名、案由、案號、承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內容，并按形成順序逐盤(pán)登記造冊歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷；不能裝訂入卷的，應拍照入卷，證物放入證據袋內，并貼上標簽，注明證據名稱(chēng)、數量、種類(lèi)、制作的時(shí)間、地點(diǎn)和所在案件案卷號等事項。
六?案卷的移交
第二十三條?案件承辦人應在每年3 月底前，將上一年度已辦結的案件檔案移交本單位檔案室集中統一保管。移交前應由檔案管理人員對案卷和附卷證物進(jìn)行當場(chǎng)清點(diǎn)接收，編制移交清冊，辦理移交手續。電子文件應當隨紙質(zhì)案卷一并移交。不符合規定要求的，退回辦案人員重新整理后歸檔。
第二十四條?案件承辦人調動(dòng)或者工作崗位調整的，應當在調動(dòng)手續辦理完畢前或者崗位調整后一個(gè)月內辦理完檔案移交手續。
第二十五條?受委托的鄉鎮（街道）安全生產(chǎn)監管部門(mén)實(shí)施行政處罰形成的案卷材料，應當依據本標準的規定，將有關(guān)案卷材料整理完畢后，及時(shí)移送委托機關(guān)歸檔管理。
第二十六條?已經(jīng)歸檔的案卷，一般不得從中抽取或者增添材料。確需抽取或者增添材料的應征求檔案管理員的同意后，應當經(jīng)執法監察負責人審核后，報安全監管部門(mén)分管執法工作的負責人審批同意后，按立卷要求辦理。
第二十七條?案卷的借閱必須嚴格執行審批制度，履行審批手續。安全監管系統內因工作需要查閱和摘錄案卷材料的，應當填寫(xiě)檔案借閱登記表，經(jīng)執法監察負責人審核、分管執法工作負責人審批同意后，方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進(jìn)行，不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復制案卷材料的，應經(jīng)主要負責人審批同意。
安全監管系統外的單位和個(gè)人需要查閱、摘錄和復制案卷材料的，應當出示公函、工作證（居民身份證）等有效證明，經(jīng)執法監察負責人審核、分管執法工作負責人審批同意后，按國家有關(guān)規定進(jìn)行查閱、摘錄和復制。外借案卷的，應經(jīng)主要負責人審批同意。借出單位禁止轉借其他單位和個(gè)人使用。
接收借出的案卷時(shí)，要認真驗收和清點(diǎn)核對。對存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況，應報告分管執法工作負責人及時(shí)追查處理。珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。
七?案卷的保管和銷(xiāo)毀
第二十八條?案件檔案保存期限分為永久和定期兩種，定期采用標時(shí)制，根據歸檔材料的價(jià)值定為30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起開(kāi)始計算。簡(jiǎn)易程序案卷的保存期限為10 年。一般程序案卷中，未經(jīng)部門(mén)負責人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30 年；經(jīng)部門(mén)負責人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領(lǐng)導或者上級領(lǐng)導批示的案件、涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的案件的保存期限為永久。
第二十九條?按照國家規定的檔案銷(xiāo)毀標準，經(jīng)執法監察負責人鑒定后，書(shū)面報主要負責人審批，填寫(xiě)案卷銷(xiāo)毀登記表，由兩人以上（一名銷(xiāo)毀人、一名監督人）負責銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀登記表上簽名，嚴禁把銷(xiāo)毀的檔案出售給任何單位和個(gè)人。銷(xiāo)毀檔案的請示報告和銷(xiāo)毀登記表應立卷存檔。
八?附則
第三十條?本制度屬于福泉市安全生產(chǎn)行政執法工作規范，用于指導和規范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作，涉及相關(guān)法律問(wèn)題處理上以上位法為準。國家、省對實(shí)施行政處罰及法律文書(shū)制作另有明確規定的，從其規定。
第三十一條?本制度由福泉市應急管理局負責解釋。
第三十二條?本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
