?摘　要:對中國石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料,就其建立和管理工作進(jìn)行了介紹,并就HSE管理體系與一些傳統管理方式產(chǎn)生的檔案資料的相互滲透和融合問(wèn)題進(jìn)行了探討。
　? 關(guān)鍵詞:HSE管理體系　檔案資料　建立　管理
安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國際石油石化行業(yè)通用的管理方法,也是切實(shí)落實(shí)安全生產(chǎn)責任制,推行風(fēng)險管理,清潔生產(chǎn),保護員工身體健康的具體體現。在建立、實(shí)施HSE管理體系過(guò)程中產(chǎn)生了大量檔案資料,而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷(xiāo)售各環(huán)節中產(chǎn)生的諸多記錄和文件,而這些檔案資料的建立和管理也和新建立的HSE體系一樣,存在一個(gè)探索和完善的過(guò)程。
1　目前HSE檔案資料管理的現狀
HSE體系正式實(shí)施后,大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問(wèn)題是什么記錄保存?什么記錄不保存?例如:各單位危害識別小組每年都要進(jìn)行HSE危害識別,風(fēng)險評估清單要不要保存,若要保存又如何存檔,是所有的識別清單都保存,還是只保存重大風(fēng)險清單?重疊性文件怎么辦?例如,上級單位檢查組每次來(lái)檢查的方法不一樣,有的對照HSE體系手冊、程序文件查資料;有的仍查傳統的規章制度、檢查標準。被檢查單位勢必準備兩套檔案資料,供各檢查組查閱,然而給檔案資料的分類(lèi)保存帶來(lái)了一定困難。
這在HSE體系建立與實(shí)施的初期,相關(guān)檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是,由于檔案資料建立和管理的連續性和累積性。在其初期必須有一個(gè)好的開(kāi)頭打下好的基礎,不然勢必出現頭重腳輕、虎頭蛇尾的現象,形成錯誤模式和習慣后,再改就難了。然而,在體系實(shí)施成熟期未到來(lái)之前,又很難有一個(gè)完善的歸檔和管理辦法,特別是在集團公司、銷(xiāo)售事業(yè)部沒(méi)有下達具體的、統一的HSE檔案管理標準之前,還要根據通常的建檔管理規律和HSE檔案的特點(diǎn),探索適合自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要的檔案管理方法,為建立檔案資料的規范化管理打好基礎,更好地為HSE管理體系的計劃編制、實(shí)施檢查、改進(jìn)和持續完善提供基礎資料和科學(xué)依據。
2　促進(jìn)HSE檔案資料規范管理的幾種途徑
2.1　細分要素,逐級追究,完善檔案
體系建立容易,實(shí)施難。體系發(fā)布后,看各級執行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執行情況了。因為基層單位習慣于舊有的管理方式,往往是不執行或是執行不到位。而HSE體系的核心是《程序文件》的執行,大量的檔案資料也由此產(chǎn)生。因此,管理好檔案資料,也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實(shí)施的脫節現象,它們是相輔相成的。所以強制執行程序文件是非常必要的,即要求所屬各機關(guān)部門(mén)、基層單位細分出相關(guān)要素的內容,知道誰(shuí)干什么,填寫(xiě)什么,歸入檔案些什么等等。為此,一些省石油分公司制定了《HSE責任事故及責任追究制暫行辦法》,追究各級HSE組織、領(lǐng)導者和執行者的責任,使之在日常生產(chǎn)、施工、改造、維修中自覺(jué)執行HSE管理體系的要素內容,自覺(jué)填寫(xiě)記錄,自覺(jué)歸入檔案。作為檔案資料,也要求從檔案資料的產(chǎn)生時(shí)開(kāi)始,就是要素清晰,內容真實(shí)、準確、完善,職責明確的檔案資料,為其今后的管理和使用打下扎實(shí)的基礎。
2.2　做好培訓,從具體檔案管理人員入手
做好“培訓”是HSE管理體系建立與全面、正確實(shí)施的關(guān)鍵。做HSE工作的人都有同感,每個(gè)階段的培訓都很重要,如同蓋樓房,一層沒(méi)蓋牢,就危及全樓的質(zhì)量。因此,要高度重視每個(gè)環(huán)節的培訓工作。在整個(gè)體系對外發(fā)布后,再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓班,使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責及資料向誰(shuí)催要、如何入檔等等問(wèn)題。既可以按《HSE程序文件》排序目錄分列入檔,也可以按《油庫檢查評比標準》的序列號分解入檔。
2.3　分區擺放,遵循入門(mén),做好文件目錄與編號
面對重多的檔案資料,要查閱方便,首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類(lèi)劃分為幾個(gè)大的區域:即HSE組織、教育、檢查、風(fēng)險管理、設備管理、應急管理、變更管理等,根據自身情況設置,粗細皆可?？傊?幾大資料區域的設置要充分包含HSE體系所規定的要素內容,然后按內容做好標識將檔案柜分列開(kāi)來(lái),以便檔案遵循入門(mén)。優(yōu)秀的檔案室,應編制一份簡(jiǎn)明扼要的《文件記錄清單》,詳細列出該資料室所存放資料的名稱(chēng)及供其檢索文件的編號。既便不查閱資料,也可通過(guò)文件記錄清單,了解整個(gè)檔案室的資料內容。關(guān)鍵是檢索文件的編號要簡(jiǎn)潔易懂,便于文件建立和追溯。要專(zhuān)門(mén)制定《HSE編號管理辦法》,將油庫、車(chē)隊、加油站、安監科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中,確保了HSE文件的可追溯性。統一編號之后,可將文件編號打印在檔案盒標簽上,按區域、編號查閱非常方便。
2.4　定期督查,加大檔案資料在考核評比中的權重
HSE管理體系執行中,日常收發(fā)存,銷(xiāo)售環(huán)節中產(chǎn)生的各種記錄清單要存至檔案室,以備查。那么各級督查組和HSE辦公室就應該將基層檔案室做為每次督查的重點(diǎn)之一,抽查程序文件中關(guān)鍵性的條款,查看是否執行。檢查中會(huì )發(fā)現由于種種原因而造成的錯誤清單,即該填寫(xiě)的不填,不該填的卻寫(xiě)了許多;或者是方法錯誤,如:要用工作危害分析法(JHA)卻使用預危害分析法(PHA),致使分析不準確,浪費了時(shí)間和精力。此時(shí)督查人員在檢查中要履行輔導員的職責,及時(shí)講解、更正被曲解的內容。督查完畢后,要將此次成績(jì)記入全年考核成績(jì)之中,加大檔案資料在考核評比中的權重,獎優(yōu)罰劣,以督促HSE體系的具體執行。
3　HSE體系繁衍資料的整合與設置事例
3.1　危害識別風(fēng)險評估與隱患治理臺帳的融合HSE程序文件要求,基層生產(chǎn)單位“HSE危害識別小組”每年要對工作崗位、要害區域做一次危害識別風(fēng)險評估,徹底查找重大危害?？梢詫⒋嘶顒?dòng)產(chǎn)生的資料與傳統的隱患治理臺帳有效的結合起來(lái),將每年年初所識別的危害結果,逐項提出申請、做出《管理方案》,同時(shí)也匯入隱患治理臺帳。即《HSE管理方案》與《隱患治理臺帳》統一,各有詳有略,做到有項目、有時(shí)間、有資金、有負責人。而各項新改擴建、大維修項目所進(jìn)行的危害識別與風(fēng)險評估清單要附在該項目資料檔案中,單獨存檔會(huì )造成零亂和不便。
3.2　承包商管理文檔的建立
此文檔的內容較以往的傳統管理內容要豐富得多,基層單位所有新改擴建的項目都要納入管理,對設備設施、工藝參數等的變更要準確記錄并入檔。再有各項《作業(yè)許可證》的更改,在2004中國石化集團公司下發(fā)的《安全生產(chǎn)監督管理制度》中,規定在用火、進(jìn)入受限空間、破土等作業(yè)許可證中要填寫(xiě)危害識別內容。但應當區分的是此危害識別是局部識別,不能替代整個(gè)項目。如:卸油棧橋的重建或改造必須做一個(gè)整體的危害識別,并根據風(fēng)險度的大小制定相應的控制措施。此外,施工現場(chǎng)承包商的選擇、監督、檢查與懲治,要填寫(xiě)《HSE承包商工作現場(chǎng)檢查清單》、《違反HSE安全協(xié)議罰款單》、《不符合整改通知單》等且要及時(shí)整改,不僅僅是簽一個(gè)安全協(xié)議,搞一個(gè)形式上安全教育就萬(wàn)事大吉了,強化現場(chǎng)監督及完工后的驗收等等都要從記錄開(kāi)始,全部歸入檔案。
3.3　提供詳實(shí)資料,促進(jìn)設備管理
HSE設備管理檔案要有詳盡資料記錄,才有建立的必要及參考價(jià)值。以油庫為例:河南石油分公司將在用29個(gè)油庫的所用設備以表格的形式登錄在檔,從油庫的始建日、占地面積到油罐、機械設備、輸油管線(xiàn)、防爆電器等設備的工藝參數、生產(chǎn)廠(chǎng)家等等都盡攬其中。此外,對新改擴建項目的變更,諸如在乙醇汽油工程改造、油罐防腐、消防道路的改建中的設備參數、使用涂料、廠(chǎng)家、改造時(shí)間等等進(jìn)行了詳細記錄。同時(shí)還一一對應設置了設備責任牌,大到儲油罐、棧橋、油泵小到消防器材、可燃氣體報警器、閥門(mén)等,都有明確的設備保養時(shí)間、測試時(shí)間和責任人,從而確保了設備完好率,保證了收發(fā)、儲運銷(xiāo)。油罐汽車(chē)被稱(chēng)為流動(dòng)的危險源,每年都有油罐車(chē)在運油過(guò)程中發(fā)生各種大小事故。因此,在HSE檔案管理中,要求油罐車(chē)隊必須嚴格執行HSE程序文件,除日月周三級車(chē)輛安全檢查之外,還須建立《油罐車(chē)單車(chē)檔案》,主要包括車(chē)輛管理部門(mén)、危害運部門(mén)發(fā)放的道路危險貨物運輸操作證、從業(yè)證、營(yíng)運證記錄、車(chē)檢記錄等。同日還要建立《車(chē)輛維修檔案》,包括罐車(chē)分級保養記錄大中小維修記錄等,從維修廠(chǎng)家、更換配件、型號年份、合格證等都要入檔。為日常維修保養提供準確依據,確保安全運營(yíng)。
3.4　應急檔案管理
應急預案是企業(yè)預防突發(fā)事故的有力屏障查應急檔案,首先是看各項應急預案是否齊全有效,它的編制是否遵循HSE程序要求等。在HSE體系實(shí)施過(guò)程中,要組織人員對多年沿用的各項應急預案進(jìn)行全面修改,剔除空洞、不切實(shí)際的內容,整理出防火、防震、防汛、防停電、防停水等各項預案,組織干部職工進(jìn)行演練,也可按區域進(jìn)行消防演習比賽,提高處理突發(fā)事件的能力,將突發(fā)事件的影響損失減少到最小程度。河南石油分公司還簡(jiǎn)化了傳統的演習總結,在《HSE應急管理程序》中明確要求演練結果填入《HSE重大事故及災害應急處理預案演練》記錄表,它既方便、實(shí)用又利于存檔,受到基層單位的歡迎。此外,消防車(chē)、泡沫泵、水泵等的定期運行記錄,泡沫液、消防蓄水的更換記錄以及消防隊員定期的訓練計劃和訓練成績(jì)等等都要如實(shí)在應急檔案中體現并接受查驗,從而達到防微杜漸、安全生產(chǎn)的目的。
4　結語(yǔ)
筆者希望通過(guò)上述粗淺的認識,能夠給大家帶來(lái)一些幫助與啟發(fā),一些企業(yè)按此建立檔案,已初見(jiàn)成效,在日常安全數質(zhì)量管理中發(fā)揮了較好作用,提升了安全數質(zhì)量管理水平?？傊?HSE管理體系的具體實(shí)施,是一項長(cháng)期、艱巨的工作,任重而道遠。HSE檔案資料的建立和管理工作是不可忽視的重要環(huán)節,只要堅持運用,在生產(chǎn)實(shí)際中不斷摸索、改進(jìn)和完善,企業(yè)、員工還是受益匪淺的。
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